Ratgeber Steuererklärung

Reisekosten

Die Reisekosten von der Steuer absetzen. Steuern sparen in der Steuererklärung (2021).

Reisekosten

Beinhaltet das Dienstverhältnis eines Arbeitgebers, dass dieser zwischenzeitlich für einen gewissen Zeitraum von seinem Wohnsitz und seiner ersten Tätigkeitsstelle entfernt arbeiten muss, handelt es sich dabei um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Die dadurch entstehenden Reisekosten wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten stellen die absetzbaren Reisekosten dar.

Das gleiche Prinzip liegt ebenfalls vor, wenn ein Arbeitnehmer gar keine feste erste Tätigkeitsstätte besitzt, sondern seine Tätigkeit stattdessen daraus besteht, dauerhaft zwischen Standorten hin und her zu wechseln oder auch dann, wenn der Arbeitnehmer dauerhaft in einem Fahrzeug arbeitet. Als Reisekosten gelten dagegen keine Kosten, die im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung zustande kommen.

Fahrtkosten als Reisekosten

Anstelle der Entfernungspauschale können die Fahrtkosten für Strecken zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte in tatsächlicher Höhe in Form von Werbungskosten geltend gemacht werden. Pauschsätze in Höhe von 30 Cent pro Kilometer bei PKWs und 20 Cent pro Kilometer bei Motorrädern, Motorollern, Mopeds oder Mofas können die Arbeitnehmer als Reisekosten in der Steuererklärung angeben, wenn sie für die Strecken ihre eigenen Fahrzeuge nutzen.

Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten

Wollen Arbeitnehmer die ihnen entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich absetzen, stehen ihnen dafür nur Pauschbeträge zur Verfügung, die zeitlich auf drei Monate für dieselbe Auswärtstätigkeit begrenzt sind. Die folgenden Pauschbeträge stehen zur Verfügung, wenn die Auswärtstätigkeit im Inland stattfindet:

  • 14 Euro: eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung, die über acht Stunden hinausgeht
  • 14 Euro: mehrtägige auswärtige Tätigkeiten mit Übernachtung für An- und Abreisetag;
  • 28 Euro: wenn die Tätigkeit über 24 Stunden hinausgeht

Die genannten Pauschbeträge für Reisekosten werden verringert, wenn der Arbeitgeber für eine Mahlzeit während der Auswärtstätigkeit aufkommt. Die Kürzungen belaufen sich dabei für ein Frühstück auf 20 Prozent von 28 Euro (5,60 Euro), für ein Mittagessen auf 40 Prozent von 28 Euro (11.20) und für ein Abendessen ebenfalls auf 40 Prozent von 28 Euro. Die Untergrenze der Verringerung liegt bei 0 Euro. Sollte die Auswärtstätigkeit dagegen im Ausland stattfinden, kommen andere Pauschbeträge sowie Kürzungen dieser Beträge zum Einsatz.

Dauert in der Regel die Auswärtstätigkeit länger als drei Monate, stehen dem Arbeitnehmer nach den ersten drei Monaten der Tätigkeit die genannten Pauschbeträge nicht mehr zu. Führt der Arbeitnehmer die Tätigkeit dagegen in einem Fahrzeug aus oder in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet, findet die Frist von drei Monaten keine Anwendung. Gewährt der Arbeitgeber Leistungen steuerfrei, werden die abzugsfähigen Werbungskosten um diese Leistungen vermindert.

Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen.

Verpflegungspauschale für den Betrag Ergebnis
Anreisetag 14,00 EUR
Zwischentag

  • Kürzung für das Frühstück
  • Kürzung für das Mittagessen
  • Kürzung für das Abendessen
28,00 EUR

5,60 EUR

11,20 EUR

11,20 EUR

0,00 EUR
Rückreisetag

  • Kürzung für das Frühstück
14,00 EUR

5,60 EUR

8,40 EUR
als Werbungskosten abziehbar

(der Betrag kann auch vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden)

22,40 EUR

 

Übernachtungskosten als Reisekosten

Geht es um die Übernachtungskosten, die aufgrund einer längeren Auswärtstätigkeit in Form von Reisekosten entstehen, ist es irrelevant, ob die Tätigkeit im Inland oder Ausland stattfindet. In beiden Fällen müssen Arbeitnehmer die Kosten nachweisen. Es kann vorkommen, dass eine Gesamtrechnung für Übernachtungs- und Frühstückskosten an den Arbeitnehmer ausgestellt wird. In dem Fall müssen die Kosten getrennt werden, in Übernachtungskosten als Werbungskosten und die Frühstückskosten als Anteil der Verpflegungspauschale.

Gehen aus der Rechnung nur die Übernachtungskosten separat hervor und die restlichen Kosten sind als Nebenkosten zusammengefasst, sind die Frühstückskosten nicht direkt ersichtlich. Sollte dies der Fall sein, werden die tatsächlich als Reisenebenkosten absetzbaren Kosten um 5,60 Euro für ein Frühstück und um 11,20 für ein Mittag- oder Abendessen verringert. Auch bei den Übernachtungskosten gilt, dass steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers nicht darüber hinaus noch als Werbungskosten abgesetzt werden können.

Sollte es sich um eine längerfristige Auswärtstätigkeit handeln, können die Übernachtungskosten für einen Zeitraum von 48 Monaten als Teil der Reisekosten abgesetzt werden. Geht die Tätigkeit über diesen Zeitraum hinaus, liegt eine doppelte Haushaltsführung vor.

Reisenebenkosten als Reisekosten

Kosten für Telefonate, Telegramme, Porti, den Gepäcktransport, eine Garage oder einen Parkplatz stellen Reisenebenkosten dar und sind somit als Werbungskosten absetzbar. Diese müssen Arbeitnehmer nachweisen. Eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber verringern die entstandenen Aufwendungen, sodass nur noch der übrige Betrag unter die Werbungskosten fällt.