Aufbewahrungspflicht 2018


Die Aufbewahrungspflicht 2018 ist Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.



Der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht gehört ebenfalls die Aufbewahrungspflicht 2018 an. Aufgrund dieser müssen die folgenden Unterlagen geordnet aufbewahrt werden:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • eingegangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • weitere für die Besteuerung wichtige Unterlagen

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Sind gewisse Voraussetzungen erfüllt, können abgesehen von Jahresabschlüssen und der Eröffnungsbilanz die Unterlagen anhand eines Bildträgers oder anderen Datenträgers gespeichert werden. Um die Voraussetzungen zu erfüllen muss die Lesbarkeit und die dauerhafte Verfügbarkeit der Unterlagen währen der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Darüber hinaus müssen die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen und weiteren Unterlagen übereinstimmen. Die Grundsätze der Buchführung müssen dabei eingehalten werden.

Zehnjährige Aufbewahrungspflicht

Eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht liegt für Buchungsbelege, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und weitere Organisationsunterlagen vor. Die anderen genannten Unterlagen müssen dagegen in der Regel nur sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist kann sich allerdings auch auf weniger Jahre beschränken, sollte dies in einem Steuergesetz festgelegt sein.

Das Kalenderjahr, in dem die jeweiligen Unterlagen zur Geltung kamen, also das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss und der Lagebericht aufgestellt wurden, Handels- und Geschäftsbriefe ein- oder ausgegangen sind oder der letzte Bucheintrag durchgeführt wurde, gibt den Beginn der Aufbewahrungsfrist an.

Erhalten Steuerpflichtige in einem Kalenderjahr mehr als 500.000 Euro an Überschusseinkünften, zu denen auch Einkünfte aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung und aus sonstigen Einkünften zählen, also an positiven Einkünften, dann müssen für sechs Jahre die Unterlagen und Aufzeichnungen aufbewahrt werden, die Auskunft über die Einkünfte und Werbungskosten der Überschusseinkünfte geben. Sind Steuerpflichtige zusammen veranlagt, werden die Einkünfte beider Partner für die Überschusseinkünfte herangezogen. Werden in einem Kalenderjahr mehr als 500.000 Euro an Überschusseinkünften erzielt, dann müssen die Unterlagen und Aufzeichnungen ab dem darauf folgenden Jahr vorgelegt werden.