Ratgeber Steuertipps

Arbeitszimmer in der Steuererklärung

Was Sie über das häusliche Arbeitszimmer in der Steuererklärung wissen müssen! Steuertipps zum Steuern sparen (2021).

Steuererklärung

Veronika ist 42 Jahre, Architektin und macht in ihrer Steuererklärung 2021 für ihr häusliches Arbeitszimmer ein Betrag von 52.846 € geltend. Hans ist 31 Jahre und Softwareentwickler. Er macht in seiner Steuererklärung null Euro für sein Arbeitszimmer geltend. Jacqueline, 29 Jahre ist ebenfalls Softwareentwicklerin. Sie macht in ihrer Steuererklärung 1.250 € für ihr Arbeitszimmer geltend. Marlene ist 33 Jahre, Sachbearbeiterin und hat kein Arbeitszimmer zu Hause. Sie macht in ihrer Steuererklärung 600 € Home-Office Pauschale geltend.

An diesen Beispielen zeigt sich, wie unterschiedlich sich der steuerliche Sachverhalt eines häuslichen Arbeitszimmers finanziell auswirken kann.

Hier die wichtigsten Informationen und Antworten auf die Fragen, die sich rund um die steuerliche Abzugsfähigkeit von Arbeitszimmern und Home-Offices stellen.

Die eindeutige Gesetzeslage: Häusliche Arbeitszimmer werden grundsätzlich nicht anerkannt in der Steuererklärung !

Grundlage zur Behandlung von Arbeitszimmern in der Steuererklärung ist das Einkommensteuergesetz (EStG). Zunächst erstaunt, was dort zum Thema zu lesen ist. In den Paragrafen 4 und 6 steht nämlich: „Die folgenden Betriebsausgaben dürfen Gewinn nicht mindern: (…) Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung (…)“

Dieses generelle Abzugsverbot gilt für alle Einkunftsarten in der Steuererklärung:

  • Gewinneinkünfte aus Land- und forstwirtschaftlichen Betrieben oder Tätigkeiten (Paragraf 13 EStG)
  • Gewinneinkünfte aus Gewerbebetrieben oder einer gewerblichen Tätigkeit (Paragraf 15 EStG)
  • Gewinneinkünfte aus selbstständiger Arbeit (Paragraf 18 EStG)
  • Überschusseinkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit (Paragraf 19 EStG)
  • Überschusseinkünfte aus Vermietung und Verpachtung (Paragraf 21 EStG)

Der Gesetzgeber und die Finanzverwaltungen haben diese klare und strikte Regelung auch deshalb eingeführt, weil in der Vergangenheit zahlreiche und meist langwierige Verfahren in Sachen Arbeitszimmern vor den Finanzgerichten anhängig waren. Die strikte Neufassung des EStG sollte der jahrzehntelangen Praxis zahlreicher Steuerbürger einen Riegel vorschieben, die ihre Arbeitszimmer pauschal in den Steuererklärungen aufgeführt hatten. Oft ergab sich aber bei genauer Prüfung, dass diese sogenannten häuslichen Arbeitszimmer in Wirklichkeit als Gästezimmer, Abstellkammern oder Bügelräume genutzt wurden. Oder der „Arbeitsraum“ nur eine abgetrennte Ecke im Schlafzimmer darstellt.

Doch für die gesamte Steuergesetzgebung gilt der Grundsatz: keine Regel ohne Ausnahme

Gesetzgeber und Finanzverwaltung versuchen gerade beim Einkommensteuergesetz gerechte Regelungen und Ausführungsbestimmungen zu formulieren. Deshalb wurden in den Vorschriften für die Absetzbarkeit häuslicher Arbeitsräume zwei Ausnahmen aufgenommen. Es heißt im EStG:

Ausnahme 1: Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung desselben können geltend gemacht werden, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. In diesem Falle wird die Höhe der abziehbaren Aufwendungen der Höhe nach begrenzt (Pauschalhöchstbetrag).

Ausnahme 2: Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und/oder beruflichen Tätigkeit darstellt, können die Aufwendungen und laufenden Kosten in voller Höhe geltend gemacht werden.

Damit die beiden Ausnahmen greifen, verlangt das Finanzamt, dass das häusliche Arbeitszimmer tatsächlich in einer Verbindung mit den privaten Wohnräumen steht. Und das diese Räume geeignet und entsprechend der beruflichen Tätigkeiten, die darin ausgeführt werden, ausgestattet sind. Außerdem darf ein häusliches Arbeitszimmer nicht mehr als zu 9,99 Prozent für private Zwecke genutzt werden und muss durch eine Tür vom übrigen Wohnraum getrennt sein.

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat in einem Schreiben vom März 2011 zu Punkt 1 klargestellt, was kein anderer Arbeitsplatz genau bedeutet:

„…jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Weitere Anforderungen an die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes werden nicht gestellt; unbeachtlich sind mithin grundsätzlich die konkreten Arbeitsbedingungen und Umstände wie beispielsweise Lärmbelästigung oder Publikumsverkehr.

Voraussetzung ist auch nicht das Vorhandensein eines eigenen, räumlich abgeschlossenen Arbeitsbereichs oder eines individuell zugeordneten Arbeitsplatzes, sodass auch ein Arbeitsplatz in einem Großraum Büro oder in der Schalterhalle einer Bank ein anderer Arbeitsplatz im Sinne der Vorschrift ist. Die Ausstattung des häuslichen Arbeitszimmers mit Arbeitsmitteln, die im Betrieb, in dem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Raum nicht vorhanden sind, ist ohne Bedeutung. Ob ein anderer Arbeitsplatz vorliegt, ist nach objektiven Gesichtspunkten zu beurteilen. Subjektive Erwägungen des Steuerpflichtigen zur annehmbare des Arbeitsplatzes sind unbeachtlich.

(…) Ein anderer Arbeitsplatz steht dem Steuerpflichtigen dann zur Verfügung, wenn dieser ihn in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich nutzen kann. Die Erforderlichkeit des häuslichen Arbeitszimmers entfällt nicht bereits dann, wenn dem Steuerpflichtigen irgendein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird, sondern nur dann, wenn dieser Arbeitsplatz grundsätzlich so beschaffen ist, dass der Steuerpflichtige auf das häusliche Arbeitszimmer nicht angewiesen ist.

Die Beurteilung, ob für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht ist jeweils tätigkeitsbezogen vorzunehmen. Ein anderer Arbeitsplatz steht auch dann zur Verfügung, wenn er außerhalb der üblichen Arbeitszeiten wie zum Beispiel am Wochenende oder in den Ferien nicht zugänglich ist. Ändern sich die Nutzungsverhältnisse des Arbeitszimmers innerhalb eines Veranlagungszeitraumes, ist auf den Zeitraum der begünstigten Nutzung abzustellen. Werden in einem Arbeitszimmer sowohl Tätigkeiten, für die ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, als auch Tätigkeiten, für die ein anderer Arbeitsplatz nicht zur Verfügung steht, ausgeübt, so sind die Aufwendungen dem Grunde nach nur zu berücksichtigen, soweit sie auf Tätigkeiten entfallen, für die ein anderer Arbeitsplatz nicht zur Verfügung steht.“

Beispiele aus der Praxis: LehrerInnen, AußendienstmitarbeiterInnen, ProgrammiererInnen

Die oben aufgeführten Ausführungsbestimmungen sind eindeutig: Steht im Unternehmen auch nur „ein Hauch“ von einem Schreibtisch zur Verfügung (das gilt auch für sogenannte Pool-Arbeitsplätze), wird das Finanzamt regelmäßig die Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers versagen.

LehrerInnen, die außerhalb des Klassenzimmers keinen eigenen Schreibtisch haben, können ein häusliches Arbeitszimmer bis zur Höchstpauschale absetzen. Der Tischanteil im Lehrerzimmer ist nämlich nicht ausreichend für eine büromäßige Arbeit. Da der Schreibtisch in den häuslichen vier Wänden aber nicht der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit des Lehrers bildet, ist die Geltendmachung höherer Ausgaben als die Pauschale nicht möglich. Der Rektor in der gleichen Schule, der über ein eigenes Büro (inklusive Schreibtisch) im Schulgebäude verfügt, kann dagegen kein häusliches Arbeitszimmer geltend machen.

MitarbeiterInnen im Außendienst verfügen in der Regel über keinen eigenen Arbeitsplatz in der Firma, für die sie arbeiten. Da der Mittelpunkt ihrer Tätigkeit die Besuche bei den Kunden sind, kann das Arbeitszimmer hier ebenfalls nur bis zur Höchstpauschale geltend gemacht werden.

Angestellte ProgrammiererInnen einer Softwarefirma, die gemäß ihrem Arbeitsvertrag drei oder mehr Tage pro Woche zu Hause arbeiten, können ihre Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer in voller Höhe (also nicht durch die Höchstpauschale gedeckelt) in der Steuererklärung geltend machen. Erhalten MitarbeiterInnen einen Zuschuss des Arbeitgebers zu den häuslichen Arbeitsräumen, so muss dieser Zuschuss in voller Höhe versteuert werden.

Welche Ausgaben bis zur welcher Höhe dürfen geltend gemacht werden in der Steuererklärung ?

Zunächst muss die Größe des Arbeitszimmers und dessen prozentualer Anteil an der Gesamtwohnfläche bestimmt werden. Beispiel: in einer Wohnung mit 150 m² ist das Arbeitszimmer 15 m² groß. Dies bedeutet nun, dass 10 Prozent der Kosten, die für die Wohnung insgesamt entstehen, geltend gemacht werden können.

Dieses sind beispielsweise:

  • Mieten und Nebenkosten
  • Ausstattung des Arbeitszimmers
  • Nachträgliche Einrichtungen
  • Renovierungen
  • Alle Gebäudeversicherungen
  • Reinigungskosten
  • Umzugskosten
  • Garten und Grundstückspflege
  • Elektrizität, Wasser, Gas, Fernwärme

Sind die Steuerpflichtigen gleichzeitig Eigentümer des Gebäudes, in dem sich das Arbeitszimmer befindet, können sie darüber hinaus auch folgende Kosten in anteiliger Höhe geltend machen:

  • Abschreibungen
  • Schuldzinsen
  • Kreditkosten, Bankgebühren
  • Instandhaltungs- und Modernisierungskosten
  • Sicherungseinrichtungen zur Verhinderung von Einbruch und Diebstahl

Bei Ausnahme 1 (kein anderer Arbeitsplatz) können die Ausgaben bis maximal 1.250 Euro geltend gemacht werden. Es ist nicht gestattet, den Betrag pauschal in die Steuererklärung einzusetzen. Vielmehr sind die einzelnen Ausgaben mit Rechnungen und Quittungen zu belegen. Liegen die Ausgaben unter dem Höchstwert, werden nur die tatsächlich nachgewiesenen Kosten erstattet.

Bei Ausnahme 2 (Arbeitszimmer ist Mittelpunkt) können alle belegten Ausgaben geltend gemacht werden.

Selbstständige erklären die Kosten für Arbeitsräume als Betriebsausgaben, abhängig Beschäftigte erklären sie als Werbungskosten.

Auf hoher See und vor den Finanzgerichten…

Die eindeutige Gesetzeslage bleibt immer eindeutig, bis ein Finanzgericht anders urteilt. In einem Urteil (Aktenzeichen III R9/16) vom Februar 2017 hat der Bundesfinanzhof festgestellt, dass bei der Beurteilung der Absetzbarkeit der Kosten häuslicher Arbeitsräume eine Einzelfallbetrachtung notwendig sein kann. Dabei sind die entscheidenden Faktoren: die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes und die Rahmenbedingungen der Nutzung.

Ein Freiberufler hatte auf Anerkennung seines häuslichen Arbeitszimmers geklagt. Er war in zwei (räumlich getrennten) angemieteten Praxen tätig, in denen vier Mitarbeiter arbeiteten. Aufgrund der durch das Gericht geprüften Umstände fällten die Finanzrichter ein Urteil zugunsten des Klägers. Es sei nach Auffassung des Gerichts nicht zumutbar, die Büroarbeiten in den Praxisräumen (auch außerhalb der Öffnungszeiten) durchzuführen. Das Finanzamt muss nun die Ausgaben für das Arbeitszimmer anerkennen.

Einer Flugbegleiterin (erfüllte eigentlich Voraussetzung der Ausnahme 1) versagte das Finanzamt die Ausgaben für einen häuslichen Arbeitsraum als Werbungskosten geltend zu machen. Die Stewardess klagte vor dem Finanzgericht Düsseldorf. Dies stellte fest, dass eine Ausnahme im Sinne des EStG zwar vorliege, die Klägerin aber einen Arbeitsraum nicht „in einer ins Gewicht fallenden Art und Weise beruflich“ nutzen würde. (Urteil vom 24. April 2017, Aktenzeichen 8 K 1262/15 E)

Home-Office = weniger als ein häusliches Arbeitszimmer?!

Genau besehen, hat dass Home-Office nichts mit dem häuslichen Arbeitszimmer zu tun. Bundesrat und Bundestag haben im Winter 2020 beschlossen, im Zuge der Hilfen während der Corona-Pandemie, eine Home-Office-Pauschale in Höhe von 5 Euro pro Tag und maximal 600 Euro pro Jahr einzuführen. Alle ArbeitnehmerInnen können diese Pauschale in Anspruch nehmen. Sogar, wenn der Betrieb gar keine Home-Office-Zeiten angeordnet hat oder gar kein häusliches Arbeitszimmer vorhanden ist.

Die Geltendmachung erfolgt im Rahmen der Werbungskostenpauschale. Allerdings muss hier spitz gerechnet werden, ob sich die Inanspruchnahme dieser – nur zwei Jahre gültigen Regelung – lohnt. Denn die Kehrseite dieser staatlichen Unterstützungsmaßnahmen: Wer die Pauschale für Home-Office in Anspruch nimmt, kann nicht gleichzeitig die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg nutzen.